Ilmastoviisaat taloyhtiöt -hanke pilotoi isännöinnin tietojärjestelmän rakentamista aivan uudelta pohjalta. Asiakkuudenhallintajärjestelmällä voisi siirtää hankalasti ylläpidettävät Excel-tiedostot historiaan.

Ilmastoviisaat taloyhtiöt -hankkeen vetäjille alan tietojärjestelmien ongelmat ovat tulleet parin vuoden aikana tutuksi.
– Isännöintialan digitalisaatio on vielä aika alkutekijöissään, kertoo Timo Ruohomäki Forum Virium Helsingistä.  

Kun tarvitaan uusi järjestelmä uuteen tarpeeseen, vaikkapa saunavuorojen ylläpitoon, otetaan alan yrityksissä helposti käyttöön vielä yksi Excel-tiedosto. 

– Tämä on yksi syy alan tietojärjestelmien sirpaloitumiseen. Niiden ytimenä ei ole asiakas, vaan sauna tai parkkipaikka, Ruohomäki pohtii. 

Ilmastoviisaat taloyhtiöt -hanke päätti kokeilla, mitä tapahtuisi, jos järjestelmän keskiössä olisikin asiakas. Työkaluksi valittiin asiakkuudenhallintajärjestelmien (CRM, Customer Relationship Management) markkinajohtaja Salesforce. Myyntityökaluksi rakennettua ohjelmistoa käytetään nykyisin monella muullakin liiketoiminnan alalla.  

Avuksi pestattiin Salesforce-konsultti Coralie Ducomble, joka sai tehtäväkseen rakentaa nopea prototyyppi isännöitsijän työpöytäohjelmistosta.

Kahden viikossa syntyikin täysin toimiva demo isännöitsijän työpöydästä. 

– Tämä on nopea demo, mutta se osoittaa, että järjestelmän voisi helposti rakentaa Salesforce-alustalle, Coralie Ducomble kertoo.

Salesforcen valtti on, että se on helppo integroida muihin tietojärjestelmiin ja tuoda esimerkiksi kiinteistön mittaustietoja rajapintojen kautta järjestelmään. Datavirtaa voi myös valvoa reaaliaikaisesti ja luoda automaattisia hälytyksiä, jos vaikkapa vedenkulutus tai lämpötilat poikkeavat normaalista.

Vaihtoehto valmisohjelmistoille

Suomalaiset isännöintiyritykset luottavat lähes poikkeuksetta valmiisiin isännöintijärjestelmiin. Ne eivät kuitenkaan ratkaise kaikkia alan ohjelmistotarpeita. Valmisohjelmistoja ei myöskään pääse räätälöimään omiin tarpeisiinsa.

Aivan tuntemattomia CRM-järjestelmät eivät kiinteistöalalla ole. Yksi Salesforcen hyödyntäjistä on nopeasti kasvanut kiinteistöpalveluyritys Kotikatu Oy. Sen huoltohenkilöillä on käytössään mobiililaitteilla toimiva Salesforcen päälle rakennettu toiminnanohjausjärjestelmä. 

Isännöitsijän työpöytä -demon tavoite oli Timo Ruohomäen mukaan osoittaa, että nykyiseen tarjontaan ei välttämättä tarvitse tyytyä. Isännöinnin tietojärjestelmän voi rakentaa myös itse nykyaikaisten CRM-järjestelmien avulla. 

CRM-järjestelmien vahvuus on, että muutoksia ja lisäyksiä voi tehdä ilman koodaustaitoja. 

– Jos tulee vaikka tarve määritellä, kenellä on oikeus käyttää sähköauton latauspaikkaa, ei muutosten pitäisi olla atk-ammattilaisten asia. Käyttäjän pitäisi pystyä itsekin lisäämään esimerkiksi uusia kenttiä järjestelmään, Ruohomäki pohtii. 

Mitä neuvoja pilottihankkeen vetäjällä on uudenlaisesta isännöintijärjestelmästä kiinnostuneille?

Ruohomäki neuvoo lähtemään liikkeelle isännöitsijätoimiston omista tarpeista. Hyvä tavoite on keskittää kaikki Excelien ja muiden järjestelmien sisältämä tieto yhteen CRM-järjestelmään. Avuksi kannattaa ottaa CRM-järjestelmät tunteva konsulttiyritys. 

– Salesforce ei toki ole ainoa alusta. Muutkin CRM-järjestelmän taipuvat varmasti isännöinnin tarpeisiin, Ruohomäki kertoo.

Paras uutinen on, ettei kyse ole miljoonahankkeesta. 

– Ehkä tässä puhuttaisiin enemmänkin muutaman kymmenen tuhannen euron projektista, arvelee Timo Ruohomäki.

Asunnon tiedot, sopimukset, laskutus, remonttirekisteri, avainten hallinta… Tältä näyttää isännöitsijän työpöydän tietokantarakenne.

Kun kaikki isännöinnin tiedot ovat yhdessä järjestelmässä, jää tiedon manuaalinen siirtäminen järjestelmästä toiseen historiaan. Asukastiedot ovat aina ajan tasalla. Saunan varauskalenterista tiedot siirtyvät automaattisesti laskutukseen.

Lisätietoa Isännöitsijän työpöytä -demosta

 

Timo Ruohomäki

Johtaja, IoT ja Data
Forum Virium Helsinki
+358 40 661 5500
timo.ruohomaki(at)forumvirium.fi

 

 

Kuva: Helsinki Marketing